3コール以内で取り、メモを片手にまず自分が名乗ります。相手にも名乗ってもらい、「お世話になります」の基本フレーズを言います。相手とこちらの担当者の名前は復唱します。近くの人への取り次ぎも必ず保留にし、担当者が電話中または不在の場合は謝罪し、基本的には担当者からの掛け直しとします。急ぎの場合などは、担当者に替わって用件を聞いておくことも必要です。外に出ている人の携帯番号を勝手に教えてはいけません。
3コール以内で取ることは、役職者が部下に対して徹底させるものです。「お電話ありがとうございます」を最初に言うことをルールにしているところも多いですね。社名しか言ってくれないケースでは、「どちらの営業所でございますか」と問いかけるのがいいと思います。相手の名前を復唱している間に、頭の中で今どんな取引があるのか考えます。自分の部署の仕事をある程度把握していれば、替わってご用件を承ることができるはずです。営業に出ている人には、メールで電話があったことを伝えて、携帯から掛け直してもらう選択肢もあります。
電話対応一つで、仕事ができるかどうかわかるものですね。
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